发布部门: 国家药品监督(医药)管理局
发布文号: 国药监办［２００１］９９号
局机关各司、室：
《国家药品监督管理局公文格式细则》（以下简称《细则》）已经局领导审查同意，现印发你们。本《细则》自２００１年３月１日起施行。１９９９年１０月１２日印发的《国家药品监督管理局文件格式细则》（药管办［１９９９］１３６号）同时废止。
各省、自治区、直辖市药品监督管理局和国家药品监督管理局各直属单位上报的公文均应按《细则》加以规范。
特此通知
国家药品监督管理局
二○○一年二月二十七日
国家药品监督管理局公文格式细则
总 则
第一条 为认真贯彻执行国务院《国家行政机关公文处理办法》、《国家药品监督管理局工作规则》、《国家药品监督管理局公文处理办法》，严格规范公文格式，保持国家药品监督管理局公文格式统一、严整，依据中华人民共和国国家标准ＧＢ／Ｔ９７０４－１９９９《国家行政机关公文格式》，制定本细则。
关联法规：
第二条 国家药品监督管理局公文格式包括：“国家药品监督管理局令”、“国家药品监督管理局文件”（简称国药监文）、“国家药品监督管理局函”（简称国药监函）、“国家药品监督管理局办公室文件”（简称药监办文）、“国家药品监督管理局办公室函”（简称药监办函）、“国家药品监督管理局司函”、“国家药品监督管理局会议纪要”等。
第三条 国家药品监督管理局公文，是国家药品监督管理局依法行政和开展其他政务工作的工具。为此，局机关制发公文时，要严格执行《国家行政机关公文格式》（ＧＢ／Ｉ９７０４－１９９９）标准，不得擅自制发不规范公文。
公文格式
第四条 公文用纸技术要求及公文尺寸。依据ＧＢ／Ｔ９７０４－１９９９标准要求，国家药品监督管理局公文用纸，使用６０ｇ／ｍ２～８０ｇ／ｍ２的胶版印刷纸或复印纸；其白度为８５％～９０％；横向耐折度大于或等于１５次；不透明度大于或等于８５％。国家药品监督管理局公文，统一使用Ａ４型纸，其幅面尺寸为２１０ｍｍ×２９７ｍｍ；公文页边及版心尺寸为：公文用纸天头（上白边）为３７ｍｍ±１ｍｍ；公文订口（左白边）为２８ｍｍ±１ｍｍ；版心尺寸为１５６ｍｎ×２２５ｍｍ（不含页码）（如图１）。
第五条 公文各要素划分及标识规则。公文各要素划分为眉首、主体和版记三部分，即：公文首页红色反线及以上各要素称为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素称为公文主体；主题词及以下各要素称为版记。
公交各要素标识规则
第六条 眉首
公文份数序号。使用阿拉伯数码顶格标注于版心左上角第一行。
秘密等级和保密期限。公文如需标注秘密等级并同时标注保密期限的，顶格标注于版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔行（如图２）。
紧急程度。公文如需标注紧急程度的，顶格标注于版心右上角第一行；标注秘密等级的紧急公文，其紧急程度，顶格标注于版心右上角第二行（如图２）。
发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，套红居中印出，其上边缘至版心上边缘为２５ｍｍ（如图２）；上报的“请示”、“意见”、“报告”文件，发文机关标识的上边缘至版。已上边缘应为８０ｍｍ（如图３）。联合行文时主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧上下居中排布。如联合行文机关过多，也必须保证公文首页显示正文。
发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成，标注于发文机关标识下空２行处，居中排布；年份、序号使用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“［］”括入；序号不编虚位（即１不编００１），序号前不加“第”字。
发文字号之下４ｍｍ处印一条粗１ｍｍ等于版心宽度的红色反线。
签发人。上报的“请示”、“意见”、“报告”公文，需标识签发人姓名，平行排列于发字号右侧。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字。“签发人”三字后使用全角冒号，冒号后标识签发人姓名。联合行文有多个签发人时，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第２行起，在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之距离为４ｍｍ（如图３）。
第七条 公文主体
公文标题。在红色反线下空２行处标识，可视情况分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
主送机关。在标题下空一行处，左侧顶格标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后使用全角冒号。如主送机关名称过多，而使文件首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送。
公文正文。标识于主送机关名称下一行。左空２字，每自然段第一行均左空２字，回行时顶格。文中数字、年份不能回行。
公文附件。公文如有附件，于正文的下一行左空２字标识“附件”二字，其后用全角冒号并标识附件名称的全称；如有多个附件其序号使用阿拉伯数字；附件应与公文一起装订，并在附件的左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的应标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致；附件与公文不能装订在一起时，应在附件的左上角第一行项格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”或带序号。
公文生效标识。公文生效标识由两部分组成，即：发文机关名称以印章表示和成文时间，即公文生效时间。
成文时间在公文正文或附件名称之下，右空４个字用汉字标识，年、月、日应标全，其中的“零”写作“○”，成文时间以领导人签发日期为准；联合行文以最后一个签发机关的领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。
印章。用红色端正居中加盖在成文时间上。盖印方式采用下套和中套两种方式。凡国家药品监督管理局制发的“国药监文”、“国药监函”使用国徽章，其下弧无文字，均采用下套方式，即印章的下弧压在成文时间上，并使印章距正文２ｍｍ～４ｍｍ（如图４）；凡国家药品监督管理局办公室制发的“药监办文”、“药监办函”、“司函”，因其印章下弧有文字，均采用中套方式，即使印的中心线压在成文时间上，且保证印章端正（如图１１、１２）；两个单位联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７个字，两个印章均压成文时间，主办单位印章在前，两个印须采用同一方式加盖，排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过３ｍｍ（如图５）；三个以上单位联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间，主办机关名称及印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下３行处右空２字标识成文时间（如图６）。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整版面行距、字距解决，务使印章与正文同处一个页面上，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。
附注。公文如有附注，居左空２字加圆括号标识在成文时间的下一行。
第八条 版记
“主题词”。居左顶格标识，后用全角冒号，词目之间空１字。之下加一条黑色反线。
抄送。公文如有抄送，在主题词黑色反线的下一行左空１字标识“抄送”后用全角冒号，冒号后标识抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关名称后用句号，之下加一条黑色反线。
印发机关和印发时间。在抄送机关黑色反线之下一行处标识，印发机关名称用全称左空一字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字右空１字标识。
版记的位置应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
页码。页码用４号半角阿拉伯数字置于版心下边缘之下一行处，页码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７ｍｍ；单数页码居右空一字，双数页码居左空一字。空白页及其以后的页不标识页码。
第九条 公文中的表格
公文中如需附表，对横排Ａ４纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单数页码置于表的左下角，双数页码置于表的左上角；单数页的表头在订口一边，双数页的表头在切口一边；单数页的表头在订口一边，双数页的表头在切口一边。公文如需附Ａ３纸型表格，且当公文最后一页为Ａ３纸型表格时，公文的封三、封四（可放分送、不放页码）应为空白，应将Ａ３纸型表格装在封三之前，不应装在公文最后一页（封四）上。
公文的特定格式
第十条 “国家药品监督管理局令”。其发文机关标识由发文机关名称全称“国家药品监督管理局”加“令”字组成。发文机关标识的上边缘距版心上边缘２０ｍｍ处，居中套红标识，其下边缘空２行居中标识令号；令号下空２行标识正文；正文下空１行右空４个字标识签发人签名章，签名章左空２字标识签发人职务（如图７）；联合发布的令其签发人职务应标识全称；在签发人签名章下一行右空２字标识成文时间；令不分主送机关和抄送机关，只在版记中标“分送”，版记中其他要素标识方法，同一般文件；令号下不设红色反线。
第十一条 “国家药品监督管理局函”、“国家药品监督管理局办公室函”（司函同）。函的发文机关标识，只标识发文机关全称；发文机关上边缘距上页边３０ｍｍ处套红居中标识，发文机关下边缘４ｍｍ处，设一武文线（上粗下细），在距下页边２０ｍｍ处设一文武线（上细下粗），两条线长均为１７０ｍｍ，套红印出（如图８）。
函的发文机关全称之后不加“函”字；函的正文标识方法同一般公文，每行居中排２８个字，每自然段左空２字起行。函如有密级及紧急程度，应标识在武文线下一行左顶格标识，发文字号在武文线下一行居右须格标识。
第十二条 “会议纪要”。会议纪要标识由“ｘｘｘｘｘ”加“会议纪要”四字组成，例：“国家药品监督管理局局长会议纪要”；其标识位置与文件的“发文机关”标识同；会议纪要不加盖印章，其他要素标识方法与文件同（如图９）。
第十三条 印发或转发规范性文件格式。印发规范性文件，即印发《规定》、《办法》等。其《规定》或《办法》不作附件处理而是作为准正文直接附在通知正文之后，其版记仍置文件最后一页（封四）；转发规范性文件时，被转发的《规定》、《办法》等亦不作附件处理；只有当在转发的《规定》、《办法》的通知中有贯彻落实的具体内容时，被转发的《规定》、《办法》方可作附件处理。
公文字体、字号的选用
第十四条 发文机关标识，包括“国药监文”、“国药监函”、“药监办文”、“药监办函”、“司函”、“国家药品监督管理局令”、“会议纪要”等，其发文机关标识均使用小标宋体字，其字号大小，应根据发文机关标识的字数多少酌情而定，但最大不得等于或大于２２ｍｍ×１５ｍｍ，即不得等于或大于国务院文件发文机关标识字号。
第十五条 公文的标题，由发文机关名称、公文内容和公文种类组成，其中发文机关名称可以省略，但下发的重要文件，标题一般不省略发文机关名称。其字体使用２号小标宋体字。正文中如有标题应使用３号小标宋体字。
第十六条 其他要素字体选用。版记中“主题词”三字使用３号黑体字，主题词词目，使用３号小标宋体字；“文件份数序号”、“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”使用３号黑体字；签发人姓名使用３号楷书字体；“发文字号”、“签发人”、“正文”、“附件及名称”、“文件生效标识”、“附注”、“主送”、“抄送”、“印发机关及印发时间”，使用３号仿宋字体。
公文排版、印刷装订要求
第十七条 排版规格为正文每页排２２行，每行排２８个字。制版时要求版干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准、版心端正，误差不超过１ｍｍ。
第十八条 印发要求，公文双面印刷，页码套正，两面误差不超过２ｍｍ。公文中的图文，除有特殊说明的以外，其余均为黑色，黑色油墨应达到色谱所标ＢＬ１００％；红色油墨应达到色谱所标Ｙ８０％、Ｍ８０％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
第十九条 装订要求。公文左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空；两码之间误差不超４ｍｍ；骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各１／４处，允许误差±４ｍｍ；平订钉距与书背之间距为３ｍｍ～５ｍｍ，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚千伏牢固；后背不可散页明订，裁切成品尺寸误差为±１ｍｍ，四角９０°，无毛茬或缺损。
附：公文式样
图１：Ａ４型公文用纸页边及版心尺寸（附图略）
图２：公文首页版式（附图略）
图３：上报文件首页版式（附图略）
图４：公文本页版式（附图略）
图５：联合行文公文末页版式（１）（附图略）
图６：联合行文公文末页版式（２）（附图略）
图７：国家药品监督管理局令首页版式（附图略）
图８：国家药品监督管理局函首页版式（附图略）
图９：国家药品监督管理局会议纪要版式（附图略）
图１０：国家药品监督管理局办公室文件首页版式（附图略）
图１１：国家药品监督管理局办公室函首页版式（附图略）
图１２：国家药品监督管理局司函首页版式（附图略）
( 责任编辑: 胡玲玲 )
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