关于印发《国家药品监督管理局档案管理暂行办法》的通知

关于印发《国家药品监督管理局档案管理暂行办法》的通知

发布部门: 国家药品监督(医药)管理局

发布文号: 国药管办［２０００］４号

局机关各司室、各直属事业单位：

为加强我局机关文书档案集中统一管理工作，实现建档、管档、用档工作的规范化，有效地为机关各项工作服务、为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合我局的实际情况，特制定《国家药品监督管理局档案管理暂行办法》。现印发给你们，请遵照执行。

国家药品监督管理局

二○○○年一月四日

国家药品监督管理局档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为了集中统一管理本局的档案，实现档案工作规范化，有效地为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合我局的实际情况，制定本办法。

关联法规：

第二条凡本局各司室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，必须按照规定，定期向局机关档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得将其据为己有。

第三条局机关各司室的领导应重视本司室的文件材料的管理，配备专职或兼职档案员负责本单位文件材料立卷工作。

第四条局机关各司室的文书立卷和局直属事业单位的档案工作由局机关档案室负责监督和指导。

第二章文件材料归档范围

第五条凡是在机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类、载体的文件材料（包括文件、电报、信函、凭证、笔录的原件、照片、音像磁带、软件系统的程序及文档、实物），办理完毕后，均应归档。

第六条上级、同级机关文件材料应归档的有：

（一）上级、同级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；

（二）上级、同级机关颁发的属于本局有关司室业务主管并要执行的文件；

（三）党和国家领导人对本机关工作的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像带等材料。

第七条本机关文件材料应归档的有：

（一）本局机关以局长令颁发的各种规章；

（二）本机关以机关代字“国药管×”发的所有文件（包括签发稿），以及与文件有关的照片、录音带、录像带、磁盘、实物等材料；

（三）本机关各司室以司室代字“药管×”发的具有查考利用价值的文件（包括签发稿），以及与文件有关的实物、照片、录音、录像带、磁盘等材料；

（四）以局或司室名义召开的各种重要会议的全套文件材料；

（五）局党组、机关党委、工会、团委召开的各种重要会议的全套文件材料；

（六）本局及各司室的工作计划、总结、报告；

（七）本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件及相关材料；

（八）反映本机关重要活动事件的简报、音像材料、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物、照片等材料；

（九）内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和处理来访形成的记录、调查处理报告等；

（十）本机关基本建设工程设计、招投标、施工、竣工等的全套文件材料；

（十一）本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资和党、政、工、团组织介绍信存根；

（十二）本机关财产、物资、档案等的交接凭证清册；

（十三）本机关外事活动中形成的请示、计划、考察总结、重要简报、会议记要、记录、音像材料，有查考价值的资料、互赠礼品清单等；

（十四）各种普查工作形成的文件材料。

第八条下级机关文件材料应归档的有：

（一）下级机关报送的重要的总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；

（二）下级机关报送的法规性备案文件。

第三章立卷归档要求

第九条本局机关各司室应在每年６月底前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，并经领导审核后，向局机关档案室移交。

第十条各司室应严格遵守归档制度，不得无故拖延或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档要求归档后，再办理借阅手续。

第十一条立卷方法：局机关文件材料采用按时间和按问题特征相结合立卷方法，即每一年的文件按照文件记述和反映的问题特征，把内容述及同类问题的材料组合成为案卷。

第十二条卷内文件排列方法：卷内文件采用按重要程度排列的方法，即根据卷内文件的重要程度差异，把重要的文件排放在前面，再依次排放其他文件，具体是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，签发稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后。

第十三条案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保证文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：

（一）应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与签发稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合立一卷。

（三）不同年度、不同保管期限的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。

（四）卷内文件材料应按顺序依次编写页号。以卷为单位，对卷内文件材料逐页在有文字的材料的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯数字顺序编写页号。

（五）按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名，一般应照实抄录；没有题名应拟写题名；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。卷内文件目录放在卷首。

（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）有关卷内文件的情况说明，都应逐项填写在备考表内。立卷人、审核人应认真填写姓名和时间，以示负责。备考表放在卷尾。

（八）按规定逐项填写案卷封面，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般由责任者、内容、文种构成，字迹清晰，书写工整。

（九）卷内文件材料要去掉金属物；破损的文件材料应进行修补；装订部位过窄或有字迹的文件，要用纸加衬边；装订时文件的右边和下边要取齐；实行三眼一线结扣法打结装订。

（十）本机关各立卷单位所需的案卷封皮、卷内文件目录、案卷目录等由局机关档案室统一制发，局属事业单位应按国家档案局所规定的标准格式自行制作。

第四章档案保管期限

第十四条文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。长期为１６年至５０年，短期为１５年以下。专门档案另按国家档案局有关规定执行。

第十五条确定机关档案保管期限的原则：

（一）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本机关制定的属于法规性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

（二）凡是反映本机关一般工作活动、在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

（三）凡是较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第五章档案的鉴定与销毁

第十六条局机关档案室所存档案要依据国家档案局有关规定定期进行鉴定，对已失去继续保存价值的档案进行销毁。

第十七条档案鉴定工作由办公室主持，局机关档案室与有关业务部门共同参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案材料，进行逐件的审查，提出存毁意见。

第十八条已经鉴定销毁的档案材料，要登记造册，经鉴定小组审定，局有关领导批准后，方可销毁。

第十九条销毁档案材料，要与机要部门联系，由２人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章档案库房管理

第二十条保管档案需有专用档案库房。库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，库房内需配备防盗、防火、防光、防有害生物、防污染的必要设施。

第二十一条档案库房是机要重地，非档案室工作人员不得随便进入。因公需进入者，须由档案室人员陪同。

第二十二条档案材料的进出库房要进行登记，定期进行库藏档案的清查核对工作，发现问题及时向分管领导报告。

第二十三条档案人员要忠于职守，确保档案完整与安全。离开库房要及时关闭电源，锁好卷柜及门窗，下班前要进行检查。